Gestire il flusso di ingresso con orari di appuntamento definiti per il pubblico

Nei business park è fondamentale una gestione efficace del flusso di ingresso con orari di incontro del pubblico, che consente di controllare in ogni momento il numero dei visitatori presenti e di organizzare gli arrivi con briefing. Ecco come utilizzare Yoplanning.pro per ottimizzare questa gestione.

A cosa serve questa funzionalità?

Questa funzionalità consente di programmare sessioni di attività (ad esempio dalle 8:00 alle 18:00) con un numero massimo di partecipanti, registrare i visitatori online e gestire il numero di persone presenti nel parco in tempo reale. Offre inoltre la possibilità di configurare sessioni di briefing ad orari prestabiliti per scaglionare gli arrivi dei clienti.

Come usarlo?

1. Creazione della sessione di attività

   • Accedi alla dashboard di Yoplanning.pro.

   • Vai alla sezione "Sessioni" e fai clic su "Aggiungi sessione".

   • Definisci i dettagli della sessione: assegnale un nome (ad esempio, "Parco Session 8:00-18:00"), imposta l'ora di inizio (8:00) e l'ora di fine (18:00) e imposta il numero massimo di partecipanti (500).

2. Registrazione online

   • Assicurati che la sessione sia visibile e accessibile per la registrazione online tramite il modulo di prenotazione.

   • I clienti possono registrarsi selezionando la sessione e inserendo le informazioni richieste.

3. Gestione dell'output

   • Quando un partecipante esce dal parco, apri la relativa sessione dalla sezione "Sessioni".

   • Trova il partecipante nell'elenco e rimuovilo (clicca sul cestino) dalla sessione per aggiornare il numero dei partecipanti presenti. Importante: rispondi NO quando Yoplanning chiede se desideri modificare l'ordine.

4. Configurazione dell'opzione briefing

   • Sempre nella sessione, configura un'opzione obbligatoria denominata "Briefing".

   • Associa questa opzione a una risorsa con caratteristiche molteplici che rappresentano gli orari del briefing (9:00, 10:00, 11:00).

   • Imposta il numero massimo di partecipanti per ogni slot di briefing per controllare gli arrivi.

Suggerimenti per l'uso e best practice

• Aggiornato regolarmente: assicurati di aggiornare il numero di partecipanti in tempo reale per una gestione accurata del flusso.

• Comunicazione chiara: informa i clienti dell'importanza di scegliere l'orario del briefing durante la registrazione. Per ridurre al minimo le attese

Problemi comuni e soluzioni

• Sovraccapacità: se si verifica una sovraccapacità, prendere in considerazione l'aggiunta di ulteriori spazi per il briefing o l'aumento del numero massimo di partecipanti per sessione, se lo spazio lo consente.

• Annullamenti: se un partecipante annulla, aggiorna tempestivamente la sessione per liberare un posto per un nuovo partecipante.

• Ritardi: incoraggia i partecipanti ad arrivare in tempo al briefing comunicando chiaramente l'orario e il luogo della riunione.

Seguendo questi passaggi e suggerimenti potrai gestire in modo efficace il flusso di ingresso nel tuo parco aziendale, garantendo un'esperienza piacevole e sicura a tutti i partecipanti.